TUGAS
PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN
DISUSUN OLEH
VENNY FIMELLY
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 TARAKAN
KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
TAHUN 2017
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum
Wr. Wb
Kita panjatkan puja dan puji syukur
atas kehadirat tuhan yang maha esa, yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayahnya kepada kita semua, sehingga saya dapat menyelasaikan tugas pengantar
administrasi kepegawaian yaitu mengenai “PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN”.
Saya sebagai penyusun tidak lupa
juga mengucapkan terima kasih banyak kepada guru yang telah membimbing saya dan
memnberikan masukan selama saya mengerjakan tugas ini.
Semoga dengan adanya penjelasan
tentang PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ini dapat bermanfaat bagi yang
ingin mengetahui dan yang ingin belajar tentang Administrasi Kepegawaian.
Tarakan, 19 Agustus 2017
Venny Fimelly
DAFTAR ISI
Halaman Judul................................................................................................... i
Kata Pengantar................................................................................................. ii
Daftar Isi............................................................................................................... iii
A.
Cara Penanganan Dokumen
Administrasi Kepegawaian........ 1
B.
Pemeliharaan Dokumen
Administrasi Kepegawaian............... 2
C.
Peraturan Cara
Penanganan Pemeliharaan Dokumen Administrasi
Kepegawaian....................................................................................................................... 4
D.
Pedoman Pengelolaan Tata
Naskah Kepegawaian..................... 5
Daftar Pustaka................................................................................................... 7
A. Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian
Penanganan
dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Menghimpun : Menghimpun
merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk
keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.
2. Mencatat : Mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai
keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat
dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah : Mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan
mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
4. Menggandakan : Menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan
berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
5. Mengirim : Kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan
menggunakan alat dan perantara.
6.
Menyimpan
: Kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat
tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa
digunakan suatu saat jika diperlukan.
B. Pemeliharaan Dokumen
Administrasi Kepegawaian
1.
Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah
penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan
lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu
menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi
label tertentu.
2.
Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan
penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari
file data fisik.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data
digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan
dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena :
a.
Sistem Data Digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan,
pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem
data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan
oleh system komputer yang akan dibangun.
b.
Ruang tempat
penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital
dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda
dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak
tempat penyimpanan.
c.
Data digital
mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat
sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih
tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika
dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
d.
Data digital
juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini
pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen
data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
e.
Memberikan
kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan
distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari
pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak
kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari
distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian
oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital.
Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan
mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu
teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam
pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan
steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti
identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah
suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi
jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
C. PERATURAN CARA
PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
1.
Biasakan menyimpan dokumen mengenai
kepegawaian dalam tempat khusus.
2.
Aturlah letak penyimpanan dokumen
sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya.
3.
Jangan gunakan dokumen ada ditempat
aman.
4.
Pastikan dokumen ada ditempat aman.
5.
Jauhkan dari air, minyak dan panas
matahari.
6.
Taburkan kamper atau beri butir
penyerap air (slice gel) dalamrak/lemari.
7.
Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan
sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket.
8.
Hindari sesering mungkin mengfotocopy
dokumen karna memperpendek umur dokumen
9. Bila terpaksa mengambil dokumen anda
untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya.
10. Dokumen
dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman denganmenggunakan
scanner.
D. Pedoman Pengelolaan
Tata Naskah Kepegawaian
Dalam peraturan
Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011, tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman
Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, diuraikan mengenai peraturan
yang menjadi pedoman bagi Instansi Pusat maupun Daerah.
Pedoman ini digunakan dalam pengelolaan
tata naskah kepegawaian PNS, baik dalam bentuk dokumen fisik maupun image
document. Tujuannya agar dapat terwujud sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi
secara nasional.
Tata naskah kepegawaian PNS menurut pedoman ini adalah
sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai
calon PNS / PNS hingga mencapai batas usia pensiun, yang berupa surat – surat
keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.
Pengelolaan
dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan
data kepegawaian yang tersimpan secara elektronik dalam database kepegawaian,
sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik dengan data elektronik.
Seorang
pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip
kepegawaian PNS dengan baik. Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir
sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah
pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.
Pada
umumnya penanganan dokumen dibagi dalam 3 bagian yakni :
1.
Pengurusan/Penanganan Dokumen
2.
Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen
3.
Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip
Dokumen
Penyimpanan
dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen
lainnya. Hanya saja, untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang
membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.
Buku
pencatatan arsip yang digunakan dalam hal ini disebut juga buku penjaga
administrasi kepegawaian. Adapun buku pencatatan arsip tersebut terdiri dari :
1.
Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan
Pensiun (TASPEN)
2.
Daftar Nama Pejabat Struktural
3.
Daftar Nama Pejabat Fungsional
4.
Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5.
Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)
Pegawai NegeriSipil (PNS)
6.
Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala
(KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)
7.
Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami
(KARIS / KARSU)
8.
Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri
Sipil (KARPEG)
9.
Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi
Kesehatan (ASKES)
10. Daftar
Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah
11. Buku
Catatan Pensiun dan Realisasinya
12. Buku
Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)
13. Buku
Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14. Buku
Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15. Buku
Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya
16. Buku
Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar